Optimalisatie van administratieve processen

Leestijd 2,6 min.

De situatie bij de klant

Binnen een organisatie waren de administratieve processen inefficiënt en tijdrovend, wat leidde tot frustratie bij medewerkers en vertragingen in de dienstverlening. De belangrijkste problemen waren:

  • Veel klikken en overbodige stappen: Medewerkers moesten onnodig veel handelingen uitvoeren om een taak af te ronden, zoals meerdere keren inloggen en dezelfde informatie invoeren in verschillende systemen.
  • Dubbel werk: Taken werden vaak dubbel uitgevoerd omdat de werkwijze niet helder was en verantwoordelijkheden niet goed verdeeld waren.
  • Onheldere processen: Er waren geen duidelijke afspraken over wie wat wanneer deed, waardoor prioriteiten onduidelijk waren en werk bleef liggen.

De aanpak

Analyse van de huidige situatie

  • Procesmapping: De administratieve processen werden visueel in kaart gebracht om alle stappen, inclusief dubbele handelingen en inefficiënties, inzichtelijk te maken.
  • Gemba Walks: Door mee te kijken met medewerkers op de werkvloer, werd duidelijk welke stappen in het proces overbodig waren en welke knelpunten voor vertraging zorgden.
  • Verspillingen identificeren: Aan de hand van Lean-principes werden verspillingen zoals over processing (onnodig veel handelingen), wachten op goedkeuring en dubbel werk in kaart gebracht.

Optimalisatie van werkprocessen

  • Overbodige stappen elimineren: Samen met medewerkers hebben we kritisch gekeken naar welke stappen echt waarde toevoegden aan het proces. Onnodige klikken en dubbele invoer werden waar mogelijk geëlimineerd.
  • Efficiënt gebruik van systemen: Medewerkers kregen training in het optimaal gebruiken van systemen. Waar mogelijk werden processen geautomatiseerd om handmatige invoer te verminderen.
  • Duidelijke werkwijze: Door werkprocessen helder vast te leggen, wisten medewerkers precies wie waarvoor verantwoordelijk was en welke stappen nodig waren om een taak correct en efficiënt af te ronden.

Dagstarten implementeren

  • Wat ligt er vandaag? Door elke dag te starten met een korte bijeenkomst, kreeg het team overzicht over de prioriteiten en taken van die dag.
  • Verdeling van verantwoordelijkheden: Tijdens de dagstart werden taken verdeeld, zodat iedereen wist wat er moest gebeuren en dubbel werk werd voorkomen.
  • Signaleren van knelpunten: Dagstarten werden gebruikt om eventuele problemen of vertragingen direct te bespreken en op te lossen.

Werken aan een cultuur van continu verbeteren

  • Medewerkers actief betrekken: Het team werd betrokken bij het herontwerpen van de werkprocessen, waardoor ze zich verantwoordelijk voelden voor de verbeteringen.
  • Feedbackloops: Door regelmatig terug te koppelen wat goed werkte en wat nog beter kon, bleef het team scherp en betrokken bij het optimaliseren van de processen.

Het resultaat

Na de implementatie van de verbeteringen waren de resultaten direct zichtbaar:

  • Minder klikken en efficiëntere systemen: Het aantal handelingen per taak werd aanzienlijk verminderd, waardoor medewerkers tijd bespaarden en met minder frustratie werkten.
  • Geen dubbel werk meer: Door heldere afspraken en taakverdeling via dagstarten werden taken één keer en goed uitgevoerd.
    Snellere doorlooptijd: Het elimineren van overbodige stappen en wachttijden zorgde ervoor dat administratieve processen sneller werden afgerond.
  • Betrokken en efficiënt team: Dagstarten gaven het team helderheid over de prioriteiten, verhoogden de samenwerking en zorgden voor een gevoel van controle over het werk.

Conclusie

Door processen te vereenvoudigen, duidelijke werkafspraken te maken en dagstarten in te voeren, werd het administratieve werk niet alleen efficiënter, maar ook plezieriger voor het team. Dit traject toonde aan hoe belangrijk het is om medewerkers te betrekken bij het herontwerpen van processen en hen de tools te geven om continu te verbeteren.

Praktische oplossingen, direct resultaat

Ik lever concrete verbeteringen die meteen toepasbaar zijn in jouw organisatie, zodat je snel impact ziet.

Efficiëntie met werkplezier

Efficiënt werken en plezier gaan hand in hand. Samen maken we processen slimmer én leuker voor iedereen.

Maatwerk voor jouw bedrijf

Geen standaardoplossingen, maar een aanpak die past bij jouw doelen en uitdagingen, afgestemd op jouw situatie.

Recent afgeronde projecten