De situatie bij de klant
Een afdeling binnen een middelgrote organisatie functioneerde niet optimaal, wat leidde tot vertragingen in het werk, een hoge werkdruk en frustraties bij medewerkers. De belangrijkste problemen waren:
- Gebrek aan duidelijke rollen en verantwoordelijkheden: Medewerkers wisten niet altijd wie waar verantwoordelijk voor was, wat leidde tot overlap en onduidelijkheid.
- Slechte samenwerking tussen teams: Afdelingen werkten vooral binnen de lijnen van hun eigen professie, waardoor informatie niet tijdig werd gedeeld en fouten ontstonden.
- Inefficiënte processen: Veel processen waren historisch gegroeid en sloten niet meer aan op de huidige werksituatie.
Demotivatie onder medewerkers: Door de hoge werkdruk en onduidelijke structuur voelde het team zich niet betrokken of gewaardeerd.
De aanpak
- Gesprekken met medewerkers: Door individuele en team gesprekken kregen we inzicht in de uitdagingen, verbeterpunten en behoeften van medewerkers.
- Procesmapping: De bestaande processen werden visueel in kaart gebracht om knelpunten en inefficiënties te identificeren.
- Identificeren van verantwoordelijkheden: We brachten in kaart wie welke taken uitvoerde en waar overlap of hiaten in verantwoordelijkheden zaten.
Herinrichten van rollen en verantwoordelijkheden
- Duidelijke functieprofielen: Samen met het management en het team stelden we heldere rollen en verantwoordelijkheden op, zodat iedereen wist wat er van hen verwacht werd.
- Focus op talenten: Medewerkers werden ingezet op taken die aansloten bij hun sterke punten en interesses, waardoor hun motivatie en prestaties verbeterden.
- Teamstructuur aanpassen: De afdeling werd opnieuw ingedeeld in kleinere teams met specifieke aandachtsgebieden, wat de samenwerking en focus verbeterde.
Optimalisatie van processen
- Processen stroomlijnen: Inefficiënte en overbodige stappen werden geëlimineerd, en workflows werden opnieuw ingericht om beter aan te sluiten op de doelen van de afdeling.
- Invoeren van standaardwerkwijzen: Duidelijke afspraken en standaardprocedures zorgden voor consistentie en hogere kwaliteit.
- Visuele managementtools: We introduceerden tools zoals Kanban-borden om het werk overzichtelijk te maken en de voortgang van taken te monitoren.
Verbeteren van samenwerking en communicatie
- Regelmatige teamoverleggen: Door wekelijkse teammeetings werden prioriteiten besproken, voortgang gedeeld en eventuele knelpunten opgelost.
- Informatie delen: We introduceerden een gedeeld digitaal platform waar alle relevante informatie en documenten centraal beschikbaar waren.
- Teambuilding: Door middel van workshops en trainingen werd de samenwerking binnen de afdeling versterkt.
Medewerkers betrekken bij het veranderproces
- Actieve betrokkenheid: Medewerkers werden vanaf het begin betrokken bij de reorganisatie, waardoor ze zich gehoord voelden en meer eigenaarschap toonden.
- Feedback en bijsturing: Regelmatige feedbacksessies hielpen om de veranderingen verder te verfijnen en knelpunten snel aan te pakken.
Het resultaat
Na de reorganisatie waren de resultaten zichtbaar en meetbaar:
- Verbeterde samenwerking: Teams werkten beter samen, wat leidde tot een efficiëntere uitvoering van taken en een betere werksfeer.
- Hogere efficiëntie: Door processen te stroomlijnen en verantwoordelijkheden helder te maken, werden deadlines sneller gehaald en fouten verminderd.
- Betrokken medewerkers: Medewerkers voelden zich meer gewaardeerd en betrokken door de herverdeling van taken en de focus op hun talenten.
- Heldere communicatie: Door regelmatige overleggen en een gedeeld digitaal platform werden misverstanden en vertragingen in de communicatie geminimaliseerd.
Conclusie
Deze reorganisatie laat zien hoe belangrijk het is om een afdeling niet alleen structureel, maar ook mensgericht te herinrichten. Door medewerkers actief te betrekken en processen aan te passen aan de huidige behoeften, werden duurzame verbeteringen bereikt in efficiëntie, samenwerking en werkplezier.
